Dnevni izveštaji – praćenje ličnog rada

“Ono što možete da merite, možete i da unapredite.“

 Piter Draker

Dnevni izveštaji trebaju pre svega vama, da steknete bolji uvid u svoj rad. Najvažniji zadatak je naravno postići duplikaciju i zato preporučujem jednostavne izveštaje koje možete napisati za 5 do 10 minuta svakog dana. Kada radim sa saradnicima, iz dnevnih izveštaja vidim prve propuste koji treba da se poprave i naravno imam signal na najbrži način kada “zapne” nešto kod saradnika koga mentorišem.

Izveštaj preporučujem u sledećoj formi, sve sa jednim primerom:

1. Broj telefonskih poziva – 20 (naravno računaju se i skajp, viber i ostali pozivi preko interneta)
1. Broj zakazanih sastanaka - 5
2. Broj poziva gde ih treba ponoviti kasnije - 6
3. Broj odbijenih sastanaka – 7. Očigledno je da su dva kontakta bila loša ili loš broj.
2. Vreme provedeno u pozivanju – 90 minuta.
3. Broj zakazanih prezentacija za taj dan – 5
1. Broj održanih – 3
2. Broj pomerenih – 1. Očigledno je da je jedna otkazana i nije mogla da se pomeri.
4. Vreme provedeno u prezentovanju – 3 sata.
5. Vreme provedeno u obučavanju saradnika, start sastanci, konsultacije – 2 sata.

Ukupno rada: 6,5 sati.

Nekada danima ništa ne komentarišem izveštaje koje dobijam ili najčešće napišem samo – treba više telefonirati, jer će od toga zavisiti i broj sastanaka i broj preporuka u budućnosti. Nekada vidim da je mali broj zakazanih sastanaka u odnosu na broj telefoniranja. Tada treba poraditi na tehnici telefoniranja, na uspostavljanju boljeg kontakta sa ljudima koje pozivate, na saznavanju kvalitetnijih informacija o njima i slično. Ako je velik broj otkazanih prezentacija, opet treba poraditi na telefoniranju. Kao što vidite, uopšte ovde ne obrađujem rezultate rada – to ostavljam za kasnije, prvo treba da se uloži u rad i da se postignu dobri odnosi odnosno proporcije. To da  li ima rezultata ili ne, videće se, ili se već kod prvih izveštaja dopiše i uzme u obzir. Ovo je kao primer iz filma “Facing the Giants” gde kapiten ekipe zatvorenih očiju nosi saigrača na leđima uz bodrenje trenera, sa ciljem da da najviše od sebe. Kada konačno nije mogao više, video je da je nosio kolegu preko skoro celog terena, a bio je ubeđen da ni pola nije prešao.

Pisanje izveštaja nije obaveza koju vam je šef nametnuo. Vi ste sebi šef u ovom poslu. Vi ćete odrediti sebi platu – ili ćete sebi dati otkaz!

Praksa mi je pokazala da ovu jednostavnu tehniku nije lako sprovesti u delo. Nekada naiđem na ogroman otpor, na frustracije ljudi, na povređen ego. Ali ipak smatram ovo neizostavnom tehnikom za brz napredak u poslu. Sve se na kraju svede na to koliko shvatite da je ovo važno i korisno. Ne zaboravite, sve se kopira, i loše i dobre navike. 

Ova tehnika dobro funkcioniše samo ako se redovno koristi, svakog dana, bez opravdanja, preskakanja, zamene sa usmenim izveštajem i slično. I izveštaj u kome su sve nule, treba poslati. Zapravo, možemo reći da su ti izveštaji i možda najvažniji, jer ako se ne pošalju, tu počinje skretanje sa ispravnog puta. Ne dozvolite sebi da pravite početničke greške. Franšiza je franšiza, baš zato što postoje jasna uputstva koja na žalost ljudi teže da modifikuju onako kako osećaju ili misle da treba.